نمو أكثر ذكاءً مع Tally: قصة نجاح Happy Bees

يقع مركز Happy Bees للتعلّم المبكر في أرجان، دبي، ونرعى الأطفال منذ أشهرهم الأولى وحتى سنوات ما قبل المدرسة. يرتكز عملنا على الدفء والأمان واللعب والتعلّم المبكر. نتبع منهج EYFS البريطاني، ولذلك لا يقتصر اليوم على إشغال الأطفال فحسب، بل يهدف إلى مساعدتهم على التحدث والحركة والتفكير والمشاركة والاستكشاف، واكتساب المزيد من الثقة بأنفسهم تدريجياً، كلٌّ بطريقته الصغيرة.

غالباً ما يلاحظ الناس الجانب المشرق من الحضانة أولاً: الغرف الملوّنة، والأحذية الصغيرة قرب باب الصف، والرسومات التي تعود إلى المنزل داخل الحقائب، وصور أعياد الميلاد. وباختصار، فوضى وقت التوصيل اللطيفة.

لكن وراء كل ذلك أعمال إدارية دقيقة أيضاً. فالرسوم والإيصالات والمصروفات ومدفوعات الموردين والسجلات المتعلقة بالموظفين والنقد النثري والقيود المالية اليومية، كلها تتطلب المتابعة. وهذا الجانب الهادئ من العمل مهم، لأنه يساعد المركز على العمل بالعناية نفسها التي يتوقعها منا أولياء الأمور.

عندما بحثنا عن دعم محاسبي، أردنا جهة لا تجعل العملية تبدو مرهقة. لم نكن نرغب في شروحات مطوّلة مليئة بالمصطلحات التقنية، بل أردنا جهة تصغي إلينا، وتفهم آلية عمل مراكز التعلّم المبكر، وتقترح حلاً عملياً. وقد قامت Penieltech بذلك تماماً.

لم يفرضوا علينا إعداداً كبيراً لمجرد أن يبدو مثيراً للإعجاب. لقد فهموا أننا بحاجة إلى نظام محاسبي واضح وموثوق، وأنه يجب أن يناسب حجمنا وعملياتنا اليومية. وبعد ذلك، اقترحوا Tally Single User.

للعمل المالي في الحضانة إيقاعه الخاص. فبعض الأيام تمتلئ بتحديثات الرسوم، بينما تتركز أيام أخرى على مدفوعات الموردين أو المشتريات الصغيرة أو إدخال الإيصالات أو التحقق من المبالغ المستحقة. ويتسم العمل عموماً بالانتظام والتكرار والحاجة إلى الاهتمام بالتفاصيل. وقد يؤدي تفويت قيد واحد إلى استغراق وقت إضافي للتحقق مما حدث. لذلك كان لا بد أن يكون النظام بسيطاً بما يكفي للاستخدام اليومي، وقوياً بما يكفي للحفاظ على وضوح الحسابات. وقد حقق لنا Tally Single User هذا التوازن.

بعد إعداد برنامج Tally لمستخدم واحد، أصبحت أعمالنا المحاسبية أكثر استقراراً. وكان أجمل ما في الأمر شعور الارتياح البسيط الذي منحنا إياه رؤية الأمور منظّمة.

أصبحت متابعة سجلات الرسوم أوضح، وأمكن إدخال الإيصالات من دون أن تبدو العملية معقدة. كذلك، أصبح تتبّع المصروفات أسهل، وصارت مدفوعات الموردين أكثر وضوحاً. وأصبح من الأسهل متابعة تفاصيل المحاسبة اليومية التي عادةً ما تجري بهدوء في الخلفية. وهذا مهم للغاية لمركز مثل مركزنا.

يقضي فريق الحضانة بالفعل وقتاً وجهداً كبيرين في رعاية الأطفال والتواصل مع أولياء الأمور وتنسيق شؤون الموظفين وتلبية احتياجات الصفوف واتباع إجراءات السلامة والتواصل. ولا ينبغي للحسابات أن تستنزف جهداً إضافياً من العمل الأساسي. لقد سهّل Tally Single User إدارة الجانب المالي.

وقدّرنا أيضاً أن Tally Single User لم يتجاوز احتياجاتنا. ففي بعض الأحيان، تُشجَّع الشركات على اختيار ما يفوق حاجتها. قد يبدو ذلك مبهراً في البداية، لكن الفريق لا يستخدم بعد ذلك سوى جزء صغير من النظام. أما Penieltech فقد وفّرت لنا حلاً مناسباً، وهذا شكل عملي للغاية من الصدق.

ساعدنا النظام على تنظيم سجلاتنا المحاسبية، وجعل قيودنا اليومية أكثر وضوحاً، وتسهيل فهم وضعنا المالي. كما منحنا الثقة في الأرقام من دون تحويل العمل إلى مهمة معقدة.

نوصي بـ Penieltech للشركات التي تبحث عن إرشاد بشأن البرمجيات يتسم بالمنطق والفائدة منذ اليوم الأول.

بالنسبة إلينا، اقترحت Penieltech استخدام Tally Single User، وكان الخيار المناسب. فقد أتاح لعملياتنا المحاسبية هيكلاً أكثر وضوحاً مع إبقاء العمل سهل الإدارة. والأهم من ذلك أن Penieltech فهمت احتياجاتنا الفعلية قبل أن توصي بالحل. وهذا أكثر ما قدّرناه.