كيف حسّنت ألفا ستار غلوبال دقة المحاسبة باستخدام تالي برايم لمستخدم واحد

ألفا ستار غلوبال لخدمات حقول النفط ذ.م.م هي شركة خدمات فنية تعمل في قطاع النفط والغاز. نتولى الأعمال التي تساعد منصات الحفر على مواصلة العمل بدقة وموثوقية ومساءلة.

كانت الأمور تسير. هذه هي الكلمة الصادقة. كان الجانب المحاسبي من العمل يؤدي غرضه، بمعنى أن الأرقام تُسجّل، والفواتير تُرسل، والمدفوعات تُستلم. لكن «سير الأمور» و«وضوحها» شيئان مختلفان، وكنا نندرج بوضوح ضمن الفئة الأولى.

كانت هناك مشكلة متكررة يعرفها كل من يدير عملية صغيرة أو متوسطة الحجم: كان يتعين عليك جمع المعلومات من مصادر مختلفة للحصول على صورة مالية متكاملة. وكان ذلك يستغرق وقتاً، ولم يكن دقيقاً تماماً، كما كان يسبب نوعاً من التوتر المستمر الذي يسهل تجاهله إلى أن يصبح فجأة أمراً لا يمكن تجاهله.

لم نكن نواجه أزمة، لكننا أدركنا أننا لا نستفيد من الوضوح المتاح لنا.

بدأت Penieltech الحوار لا بعرض ترويجي، بل بسؤال: «كيف يبدو أسبوع اعتيادي من الإدارة المالية لديكم؟» قد يبدو ذلك أمراً بسيطاً، لكنه ليس كذلك. تبدأ معظم محادثات البرامج بعرض توضيحي، أما هذا الحوار فبدأ بالاستماع.

بعد أن فهموا طريقة عملنا، اقترحوا TallyPrime Single User. وكانت توصية واضحة ومباشرة.

أول ما تلاحظه في Tally هو شعورك بأنه نظام مستقر. فهو يؤدي ما ينبغي أن يؤديه برنامج المحاسبة الموثوق: يحافظ على سجلات منظمة، ويعالج القيود بسلاسة، ويوفر تقارير دقيقة.

بالنسبة إلى إعداد لمستخدم واحد مثل إعدادنا، تكمن الأهمية في هذه البساطة. لسنا بحاجة إلى أربعة أشخاص يراجعون دفتر الأستاذ نفسه في الوقت ذاته. نحتاج إلى شخص واحد يفتح البرنامج وينجز العمل ثم يغلقه بثقة، وهو مطمئن إلى دقة البيانات. وهذا ما يتيحه Tally.

كما أصبح الامتثال الضريبي أسهل، وتسارعت إدارة الفواتير، وأصبحت التسوية جزءاً اعتيادياً من أسبوع العمل بدلاً من أن تكون مهمة استثنائية.

عندما تكون أمورك المالية منظمة، يحدث أمر يصعب وصفه: تصبح القرارات أقل مخاطرة. ليس لأن القرارات تختلف، بل لأنك تتخذها والأرقام الفعلية أمامك بدلاً من الاعتماد على تقديرات تقريبية.

كانوا حاضرين خلال مرحلة الإعداد بطريقة أحدثت فرقاً. فعندما كان لدينا استفسار بشأن الإعداد، وجدنا شخصاً في الطرف الآخر يعرف الإجابة.

تم التنفيذ بسلاسة. وهذا النوع من الموثوقية يقول عن الشركة أكثر مما تقوله أي مادة تسويقية.

إذا كنت تدير عملية تشغيلية محدودة في قطاع ذي مخاطر عالية، وكان نظامك المحاسبي «يعمل لكنه يسبب الإحباط»، فنحن نوصي بـ Penieltech.

لا نوصي بالأمور باستخفاف. ففي خدمات حقول النفط، قد تترتب عواقب على التوصية السيئة. لكن هذا لا ينطبق على توصيتنا هذه. فقد فهمت Penieltech طبيعة عملنا، وقدمت لنا الأداة المناسبة من دون تعقيد لا داعي له، وظلت النتائج متسقة منذ ذلك الحين.