غالبًا ما تفاجأ الشركات عند استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة، المعروفة أيضًا باسم ERP.
تقلل معظم المؤسسات من حجم العمل اللازم لتنفيذ حل ERP المختار.
لن تحقق الشركة عائدًا على استثمارها في نظام برامج المؤسسة الجديد إذا لم يُثبّت البرنامج على النحو الصحيح.
للمهتمين بمعرفة المزيد عن أفضل الممارسات لاعتماد ERP،
لنستعرض بعض الأسئلة المهمة وإجاباتها في صيغة أسئلة شائعة.
1. ما نظام ERP؟
تستخدم الشركات المتوسطة والكبيرة، وأحيانًا الشركات الأصغر، أنظمة ERP أكثر من الأنواع الأخرى من التطبيقات البرمجية.
تركز برامج ERP على دمج العمليات التجارية في قاعدة بيانات وواجهة مستخدم واحدة مبسطة، من خلال توفير وحدات لكل وظيفة من الوظائف الرئيسية للأعمال.
بما في ذلك الموارد البشرية والمالية وإدارة المخزون والمبيعات وإدارة علاقات العملاء، إلى جانب ميزات أخرى بالغة الأهمية للعمليات.
بدلًا من عمل قواعد البيانات والعمليات هذه في جزر منعزلة، يتمثل الهدف الأساسي من
برنامج ERP في دمج قواعد البيانات والعمليات التي كانت مستقلة سابقًا في مصدر موحد للحقيقة.
وتتلقى وحدات إدارة علاقات العملاء وإدارة المخزون وغيرها من عمليات المبيعات معلومات المعاملات عندما يطلب العميل منتجًا.
2. لماذا أحتاج إلى ERP؟
في ظل أوضاع السوق اليوم، لا بد للمصنّعين من امتلاك نظام ERP،
إذ يتيح لهم خفض التكاليف وتعزيز الكفاءة والإنتاجية.
وتدمج برامج المؤسسات بياناتك المالية وسلسلة التوريد والعمليات وإعداد التقارير وأنشطة التصنيع في نظام واحد،
يربط جميع أقسام شركتك ومكوناتها ويساعد على زيادة الإنتاجية.
ولا شيء آخر يضاهي أنظمة ERP في خفض النفقات وتوفير بيانات دقيقة في الوقت الفعلي وتبسيط عمليات الشركة.
تتيح أنظمة ERP تحسين إدارة أرضية المصنع، مما يخفض التكاليف التشغيلية والإدارية.
وستنخفض تكاليفك بفضل زيادة الكفاءة، ما يساعدك على إدارة تكاليف العمالة وسلاسل التوريد والمخزون.
يمكنك مراقبة أرضية المصنع وإدارتها وتحسينها باستمرار بفضل البيانات الآنية الواردة من نظام ERP.
فهي أفضل وسيلة لتحقيق الرؤية الشاملة والترابط في جميع أنحاء شركتك.
كما تشكل برامج المؤسسات حجر الأساس لتقنيات الصناعة لدى المصنّعين.
عليك إرساء أساس متين لأرضية مصنعك باستخدام نظام ERP المناسب،
قبل الاستفادة من هذه التقنيات الجديدة إلى أقصى إمكاناتها.
3. ما الذي يجعل نظام ERP أفضل من مجموعة أدوات «الأفضل في فئتها»؟
لا توجد إجابة مباشرة عن هذا السؤال.
ففي بعض الحالات، قد يكون الحل الأفضل في فئته خيارًا أفضل من الإمكانات المماثلة في نظام ERP.
لكن نادرًا ما تتفوق مجموعة من الأنظمة الأفضل في فئتها على نظام ERP، إن حدث ذلك أصلًا.
يُنظر عادةً إلى أنظمة ERP على أنها تتميز في المجالات التالية:
التصنيع والتخطيط والشراء والبيع وإدارة المخزون والتخزين والتمويل (مع أن بعض المحاسبين قد يعترضون على ذلك).
ومع ذلك، تتضمن معظم أنظمة ERP أيضًا إمكانات إضافية في مجالات:
- إدارة المشاريع،
- إدارة الهندسة،
- الخدمات،
- الجودة،
- إدارة علاقات العملاء (CRM) والتخصصات الأخرى.
غالبًا لا يكون من المنطقي استخدام أنظمة مختلفة تمامًا للمشتريات والمبيعات والتمويل، وما إلى ذلك.
بما أن الشركات تبحث عادةً عن الوظائف الأساسية لنظام ERP، فإن معظمها يسعى إلى اختيار نظام أساسي يلبي غالبية احتياجاته، ثم يختار برامج إضافية للمهام التي تتطلب مزيدًا من التخصص.
وغالبًا ما يتوقف القرار على تحديد ما إذا كانت إمكانات نظام ERP كافية، قبل التفكير في استخدام نظام الأفضل في فئته.
قد لا تكفي إمكانات نظام ERP لشركة تعمل في قطاع السيارات أو الأغذية أو الطب، حيث يمكن للجودة أن تحدد نجاح الشركة أو فشلها.
وقد تلجأ هذه الشركات حينها إلى برنامج يلبي جميع متطلباتها بالكامل، قبل دمجه مع برنامج ERP لديها.
أما المؤسسات الأخرى التي لا تحتاج سوى إلى اتخاذ قرار بنعم أو لا أو رفض المنتج في بداية عملية الإنتاج أو نهايتها، فقد يوفر لها نظام ERP وظائف ممتازة.
ويمكن تطبيق المنطق نفسه على أي عملية تستخدم برامج متخصصة، بما في ذلك:
- إدارة علاقات العملاء (CRM)،
- الهندسة،
- إدارة دورة حياة المنتج،
- توحيد البيانات المالية،
- الخدمات،
- أنظمة تنفيذ التصنيع (MES)،
- أنظمة إدارة المستودعات (WMS)، وغيرها.
4. كيف أختار أفضل نظام ERP لشركتي؟
باختصار، يعتمد اختيار نظام ERP المناسب على مدى ملاءمته لشركتك، ويختلف ذلك باختلاف قطاعك وحجمك وميزانيتك واحتياجات شركتك.
وقد لا يكون الخيار الأنسب للمصنع المقابل هو الأفضل لك.
ومن المفيد الاستماع إلى تجارب المصنّعين الآخرين مع أنظمة ERP،
لكن عليك أيضًا دراسة احتياجات شركتك وقدراتها بعناية لتحديد نظام ERP المناسب لك.
يمكنك البدء بالبحث عن شركات أنظمة ERP للوصول إلى الخيار الأفضل لشركتك،
بعد أن تدرس وضع مصنعك جيدًا.
دوّن احتياجاتك في صورة إجراءات قابلة للتنفيذ؛ فقد ثبت أن ذلك من أكثر الاستراتيجيات فعالية لمساعدة المصنّعين على التركيز على احتياجاتهم.
وبعد إتمام هذه الخطوة، ستعرف تمامًا ما تحتاج إليه شركتك وستتمكن من العثور على حل يناسبك.
وسيثمر بذل جهد إضافي في البداية على المدى البعيد، إذ يقيك من اختيار النظام الخاطئ وارتكاب أخطاء مكلفة.
5. ما الخطوات اللازمة لتنفيذ ERP بنجاح؟
إن قدرة نظام ERP على دعم أهداف تجارية محددة هي ما يميز النظام الذي يؤدي وظيفته فحسب عن النظام الذي يحقق عوائد استثمارية كبيرة.
يُعد اختيار برنامج ERP وتنفيذه عمليتين منفصلتين.
لكن اختيار نظام ERP الملائم لأهداف شركتك يعزز كثيرًا فرص نجاح تنفيذه.
- اختر برنامج ERP الأقرب إلى أهداف شركتك وإجراءاتها.
- ارسم خريطة لتفاعلات شركتك مع نظام ERP، مع مراعاة التخصيصات.
- ضع ميزانية وجدولًا زمنيًا مفصلين للتنفيذ، يتضمنان أهدافًا قابلة للقياس.
- أنشئ فريقًا لإدارة التغيير يتولى معالجة المسائل غير الواضحة والمشكلات غير المتوقعة ومقاومة إجراءات العمل أو أنظمة تقنية المعلومات الجديدة.
- شكّل فريقًا من أصحاب المصلحة، مثل رؤساء الأقسام والمستخدمين النهائيين، لتولي جوانب مختلفة من تنفيذ ERP، مثل تقديم التدريب أو المساعدة فيه.
- نظّف البيانات التي ستُنقل من الأنظمة القديمة إلى قاعدة بيانات ERP الجديدة ونظّمها.
- ينبغي إطلاع أصحاب المصلحة على سير التنفيذ في كل مرحلة، لمنع توسع نطاق المشروع وتعطيل إنتاجية الأعمال.
تتشابه العمليات الأساسية بغض النظر عن القطاع، لكن تنفيذ ERP بنجاح يختلف قليلًا بحسب القطاعات ومتطلبات الأعمال.
6. ما الصفات التي ينبغي أن تعطيها الأولوية عند البحث عن نظام ERP؟
يحدد قطاعك وطبيعة عملك الميزات التي تحتاج إليها.
من الضروري العثور على برنامج المؤسسات المثالي لاحتياجاتك، ولا يمكننا التأكيد على ذلك بما يكفي.
قد تختلف الأولويات الأهم بالنسبة إليك وإلى شركتك عن أولويات الشركات الأخرى.
ارجع دائمًا إلى قائمة الإجراءات التي أعددتها لشركتك عند تقييم الميزات.
سنقدم لك أدناه قائمة مفيدة بالميزات، لكن تذكّر أن عملك هو محور اهتمامك.
وبناءً على ذلك، إليك بعض أهم إمكانات برامج المؤسسات للمصنّعين حسب الطلب:
- تخطيط موارد التصنيع.
- تحكم قوي في المخزون.
- إدارة أرضية المصنع وجدولة الأعمال.
- تكامل ERP وCAD.
- نظام محاسبة متكامل بالكامل.
- إدارة علاقات العملاء.
- ذكاء الأعمال والتحليلات.
تتميز أنظمة ERP اليوم بموثوقية عالية، وتوفر مجموعة واسعة من الأدوات والميزات والإمكانات المصممة خصيصًا لتلبية المتطلبات والتحديات الفريدة التي يواجهها المصنّعون حسب الطلب.
ينبغي أن يتضمن حل جيد لبرامج المؤسسات المخصصة للتصنيع كل ما تحتاج إليه لإدارة أعمال التصنيع حسب الطلب، بما في ذلك الميزات الأكثر شيوعًا،
مثل تخطيط متطلبات المواد (MRP) وإدارة المخزون والمحاسبة، فضلًا عن الميزات الخاصة بمتطلباتك، مثل تكامل CAD وإدارة أرضية المصنع وإعداد التقارير المتقدمة وأدوات ذكاء الأعمال.
7. ما التكلفة؟
من الصعب الإجابة عن هذا السؤال. يصعب معرفة أسعار برامج المؤسسات، لأن معظم الشركات لا تتيح هذه المعلومات للجمهور عادةً.
كما يصعب إجراء مقارنات مباشرة، لأن الشركات المختلفة تتبع استراتيجيات تسعير متنوعة.
تُجمع عادةً تكاليف التنفيذ والتكاليف الأولية للنظام مع رسوم سنوية للتراخيص أو المنتجات أو الخدمات.
تعتمد التكلفة الإجمالية للنظام على متطلبات شركتك وعدد المستخدمين ومستوى
التخصيص الذي تريده، ومقدار التدريب والدعم الذي تحتاج إليه أثناء التنفيذ.