تُعرف عملية قياس بيانات القوى العاملة المهمة، والتي تُجرى غالبًا باستخدام أنظمة معلومات الموارد البشرية، باسم إعداد تقارير الموارد البشرية (HRIS).

تساعد هذه الأنظمة فرق الموارد البشرية على إدارة العديد من المهام اليومية المرتبطة بـكشوف الرواتب والمزايا وغيرها من احتياجات الموارد البشرية التشغيلية، إلى جانب تتبع البيانات وقياسها.

ينبغي أن تقدم هذه التقارير تقييمًا شاملًا لما هو فعّال وما هو غير فعّال، مع تحديد مشكلات معينة تؤثر في إدارة الموارد البشرية.

تحدد أهداف إدارة الأفراد في مؤسستك بيانات الموارد البشرية ومؤشرات الأداء الرئيسية المستخدمة للتعرّف على اتجاهات القوى العاملة.

فعلى سبيل المثال، إذا كنت ترغب في توظيف الأشخاص المناسبين لشركتك، فستحتاج إلى استخدام إحصاءات الأداء لفهم ما يحفز موظفيك المهرة على تحقيق أفضل أداء لهم.

أنواع تقارير الموارد البشرية ومؤشراتها التي ينبغي متابعتها

تُحقق العديد من مقاييس الموارد البشرية، أو مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، نتائج أفضل عند مقارنتها بنقاط بيانات أخرى. ويمكن ربط الاتجاهات السابقة إحصائيًا باستخدام هذه البيانات المجمّعة.

فعلى سبيل المثال، قد تساعد مراقبة مؤشرات الاحتفاظ بالموظفين على تحديد فرص التحسين المؤسسي.

فيما يلي الفئات الأربع الرئيسية لتقارير الموارد البشرية وأهم مؤشرات الأداء التي توفرها.

1. تقرير التوظيف

من الضروري مراقبة عملية التوظيف إذا كنت تستقدم موظفين جدد (أو تخطط لذلك).

يمكنك تسريع العملية والعثور على أفضل المرشحين لكل وظيفة من خلال تقييم مدى نجاح إجراءات التوظيف لديك.

ينبغي مراعاة المقاييس التالية عند إعداد تقرير التوظيف:

نوع الوظيفة

يصف هذا المقياس عادةً الوظائف المختلفة داخل الشركة، سواء من حيث الأقسام أو المناطق الجغرافية.

الموظفون الجدد والوظائف الشاغرة

تعرض هذه المقاييس عدد الوظائف المتاحة حاليًا و/أو نسبتها، وعدد الموظفين الذين انضموا إلى الشركة خلال العام السابق، وغيرها من المعلومات ذات الصلة.

الوقت اللازم لشغل الوظائف الشاغرة

يقيس هذا المقياس المدة التي تنقضي بين الموافقة على طلب التوظيف وقبول عرض العمل.

ويقيّم فعالية عملية التوظيف من خلال احتساب متوسط الوقت اللازم لشغل الوظيفة.

تكاليف التوظيف

تسهم الرسوم المدفوعة لشركات التوظيف الخارجية، وإعلانات الوظائف، والإنتاجية المفقودة، في إجمالي تكاليف أنشطة التوظيف.

يمكنك تحسين عملية التوظيف من خلال فهم تكلفة كل تعيين حسب نوع الوظيفة.

معدل التحويل في التوظيف

إلى جانب نفقات التوظيف، ينبغي تحديد معدل التحويل في عملية التوظيف.

يمثل هذا المعدل نسبة المرشحين للوظائف الذين يتم توظيفهم. ويمكنك تحليل مدى نجاح جهود التوظيف من خلاله.

2. تقرير إدارة الأداء

تُعد إدارة أداء الموظفين ضرورية لنجاح شركتك.

يمكنك قياس بعض المؤشرات لتكوين صورة واضحة عن أداء موظفيك والجوانب التي قد يحتاجون فيها إلى مزيد من الدعم أو التدريب.

تُؤخذ المقاييس التالية في الاعتبار عند إعداد تقرير إدارة الأداء:

تقارير الإنتاجية

تابع باستمرار الإنتاجية الإجمالية لكل موظف باستخدام مقاييس موحّدة. كما يمكنك مراقبة الإنتاجية على مستوى الفرق أو الأقسام أو المواقع.

تقارير المشاركة والرضا

ينبغي قياس رضا الموظفين ومستوى مشاركتهم، تمامًا كما تفعل عند قياس الإنتاجية. فوجود موظفين مشاركين مؤشر على إيجابية ثقافة مكان العمل، وقد يساعد أيضًا على تعزيز الاحتفاظ بالموظفين.

معدل الغياب

يعرض هذا المؤشر النسبة المعتادة للوقت أو الأيام التي تغيب فيها الموظفون خلال الربع السابق.

تكاليف التدريب

تشير إلى إجمالي المبالغ التي أُنفقت على تدريب الموظفين الجدد والحاليين. وينبغي أيضًا تضمين نفقات السفر وتكلفة المواد التدريبية.

3. التقرير الإداري للموارد البشرية

تُعد التقارير الإدارية أداة مفيدة لمنح أصحاب العمل نظرة عامة واسعة على أعمالهم.

اطّلع على المؤشرات التالية عند إعداد التقارير الإدارية:

الموظفون النشطون:

يعرض هذا المؤشر عدد الأشخاص المسجلين حاليًا في كشوف الرواتب. وينبغي أن تحتفظ باستمرار بإحصاء دقيق لعدد الموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي.

مكافئ الدوام الكامل

يشير مصطلح FTE إلى عدد ساعات العمل بدوام كامل التي يؤديها موظف واحد. ويحوّل هذا النظام عدد ساعات عمل الموظفين بدوام جزئي إلى عدد ساعات عمل مكافئ للدوام الكامل.

يعمل الموظف بدوام كامل (FTE) ثماني ساعات يوميًا، خمسة أيام في الأسبوع، أو 2,080 ساعة سنويًا.

نسبة الذكور إلى الإناث

يهدف تسجيل الإحصاءات المتعلقة بالنوع الاجتماعي إلى تحديد الفوارق في الرواتب ومعالجة بعض الصعوبات المرتبطة بتكاليف التأمين الصحي.

المستوى التعليمي

يساعد هذا المؤشر إلى حد ما على تقييم مدى ملاءمة الموظف عمومًا لوظيفته الحالية. كما يساعد على حساب نسبة الموظفين الحاصلين على شهادات الدراسات العليا والشهادات الجامعية التي تستغرق أربع سنوات في شركتك.

معدل دوران الموظفين

يشير دوران الموظفين في الموارد البشرية إلى نسبة الموظفين الذين يغادرون شركتك لأسباب طوعية أو غير طوعية، مثل إنهاء الخدمة أو التقاعد أو الاستبدال.

يمكنك أيضًا مراقبة معدلات الفصل، ومتوسط مدة الخدمة، ومعدلات الاحتفاظ بالموظفين.

4. تقرير التعويضات

يُعد تقرير التعويضات ضروريًا لتمكين الشركات من فهم حجم إنفاقها على موظفيها. ضع المقاييس التالية في الاعتبار عند إعداد تقارير التعويضات:

أجور الموظفين

تابع الأجور التي تدفعها لموظفيك. وقد تشمل هذه المعلومات الراتب الأساسي، وتعويض العمل الإضافي (OT)، والإجازات المدفوعة، والخصومات من كشوف الرواتب، والحوافز الإضافية، وغيرها.

تكلفة الغياب

يركز هذا المقياس أساسًا على الغياب غير المخطط له، وهو ضروري للتعرّف على أحد أكبر النفقات الخفية في مكان العمل.

تكلفة العمالة

تمثل إجمالي المبالغ المدفوعة للموظفين، بما في ذلك رواتبهم ومزاياهم وأي ضرائب على كشوف الرواتب.

هناك نوعان من تكاليف العمالة: مباشرة وغير مباشرة (نفقات عامة).

لماذا تُعد تقارير الموارد البشرية ضرورية؟

تتزايد أهمية موضوعات الموارد البشرية، بما في ذلك مشاركة الموظفين وتجربة المتقدمين للوظائف وتجربة الموظفين.

لم يعد من المستحسن اتخاذ قرارات مهمة بشأن التوظيف أو إدارة القوى العاملة بالاعتماد على المشاعر وحدها.

يمكن لكل قرار تتخذه في مجال الموارد البشرية أن يؤثر بدرجة كبيرة في تطور مؤسستك ونجاحها.

لذلك، يُعد تطبيق عملية لاتخاذ القرارات استنادًا إلى البيانات أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في تعزيز قيمة الشركة وتجربة الموظفين والنمو.

تتيح لك تقارير الموارد البشرية الاطلاع على جميع المعلومات التي تحتاج إليها عن موظفيك وكيفية تأثير عمليات الأعمال فيهم.

وبناءً على ذلك، يمكنك تعزيز إجراءات الموارد البشرية التي تدعم موظفيك ومعالجة أي مشكلات تمنعهم من تقديم أفضل أداء لهم بسرعة أكبر وبنهج استراتيجي.

ويمكنك بذلك توفير الوقت والمال والجهد.

كما يستطيع كبار المديرين التنفيذيين والمديرون التنفيذيون تعديل أساليبهم الإدارية بالاستفادة من المعلومات الواردة في تقارير الموارد البشرية. وهذا يشجع العمل الجماعي ويساعد كل موظف على تقديم أفضل أداء ممكن.

من يحتاج إلى الاطلاع على تقارير الموارد البشرية؟

سيحتاج الموظفون على جميع المستويات في مؤسستك إلى الاطلاع على بعض بيانات الموارد البشرية، لكن التقارير المحددة التي يمكنهم الوصول إليها ستعتمد أساسًا على مناصبهم ومسمياتهم الوظيفية ومستوياتهم الوظيفية.

فعلى سبيل المثال، ينبغي أن يتمكن الموظفون من الاطلاع على تقارير الحضور والإجازات والأداء والدورات التدريبية الخاصة بهم.

وسيتمكن المديرون من الاطلاع على تقارير الحضور وتسجيل ساعات العمل والأداء والإجازات والمعلومات العامة الخاصة بفريقهم بالكامل.

وسيتمكن كبار المديرين التنفيذيين وموظفو الموارد البشرية من الاطلاع على تقارير القوى العاملة بأكملها، ما يتيح لهم رصد اتجاهات القوى العاملة واتخاذ قرارات حكيمة بشأن التوظيف وإدارة الموظفين.

لوحة معلومات الموارد البشرية

تتيح لوحة معلومات الموارد البشرية لمديري الموارد البشرية الاطلاع على كم هائل من البيانات عبر واجهة عملية ومنظمة.

ويمكنك إلقاء نظرة سريعة على جميع المعلومات المهمة باستخدام لوحة معلومات الموارد البشرية.

ويُعد عرض واضح ومفصّل حسب الوقت أو التكلفة مفيدًا للغاية في مجالات مثل إدارة المواهب.

لم يعد من الضروري إنشاء تقارير الموارد البشرية من الصفر.

فجمع البيانات من عدة أنظمة غير مترابطة ودمجها في جدول بيانات لتحليلها يتطلب جهدًا كبيرًا.

ولهذا السبب، توفر العديد من حزم برامج الموارد البشرية وظائف مخصصة لإعداد التقارير.

وستظل بيانات الموارد البشرية مجمّعة في موقع مركزي واحد، لأن أنظمة الموارد البشرية الشاملة تتضمن وحدات تتولى كل شيء، من تهيئة الموظفين الجدد إلى إجراءات مغادرتهم.

بغض النظر عن عدد موظفيك، يمكنك إعداد تقارير الموارد البشرية بسرعة، لأن النظام يتتبع البيانات ويحدّثها باستمرار.

كما يمكن إعداد التقارير المخصصة بسرعة من خلال بضع خطوات بسيطة.

فعلى سبيل المثال، يمكنك تصميم تقرير لهذا الغرض تحديدًا إذا أردت توضيح العوامل المختلفة التي تسهم في دوران الموظفين في شركتك.

تُعد Penieltech مزودًا لـبرامج الموارد البشرية في دبي، الإمارات العربية المتحدة. ويُعد HRMS أفضل برامج الموارد البشرية وكشوف الرواتب. تقدم Penieltech عرضًا توضيحيًا مجانًا.

وسيقدم متخصصو المحاسبة لدينا تدريبًا على برامج إدارة الموارد البشرية وكشوف الرواتب. تتميز برامج HRMS وكشوف الرواتب لدينا بسهولة الاستخدام والفهم.

ما المقصود بتقارير الموارد البشرية؟

أنواع تقارير الموارد البشرية ومؤشراتها التي ينبغي متابعتها

فيما يلي الفئات الأربع الرئيسية لتقارير الموارد البشرية وأهم مؤشرات الأداء التي توفرها.