اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات [ERP]

يستكمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع جوانب الأعمال. ويمكن، عند اختياره وتطبيقه على النحو الصحيح، أن يدعم النمو أو الاستقرار. أما إذا لم يُنفَّذ بالطريقة الصحيحة أو نُفِّذ بشكل سيئ، فقد يؤدي إلى هدر النفقات والفرص والمسارات المهنية. فكيف تختار نظام ERP المناسب؟ أول ما ينبغي ملاحظته هو أن البرنامج نفسه ليس سوى جزء من عملية تطبيق ERP بنجاح.

يدرك أصحاب المصلحة في مشاريع تقنية المعلومات الناجحة أن العنصر البشري، أكثر من التقنية، غالباً ما يكون العامل الحاسم في تحديد النجاح. تأمل هذا الاقتباس لمايكل كريغسمان في مقال Computerworld بعنوان «أسوأ كوارث مشاريع تقنية المعلومات لعام 2013»: «يعتقد الناس خطأً أن إخفاقات تقنية المعلومات ناجمة عن مشكلة تقنية أو مشكلة في البرمجيات، بينما تعود جذورها في الواقع إلى الثقافة، وطريقة تعاون الناس، وكيفية تبادلهم للمعرفة، والسياسة داخل المؤسسة.

وكلما ساءت السياسة، زاد احتمال الإخفاق...». ويتناول مقال المدونة «الأشخاص يجعلون مشاريعك رائعة أو جيدة فحسب، والأمر كله يعود إليك» نظرة إيجابية إلى هذا التحدي المزمن؛ وقد جاء المقال بعد أن طرح أحد عملائنا السؤال التالي: «أخبرني، ما المشكلات التي تواجهونها بشكل متكرر عند ترقية نظام ERP؟». ومع أن السؤال يتعلق بالترقية، فإن كثيراً من الأفكار الواردة فيه تنطبق أيضاً على أنظمة ERP الجديدة. لنبدأ بالتعريف قبل أن نمضي قدماً. ما هو نظام ERP؟ برنامج تخطيط موارد المؤسسات هو برنامج تستخدمه المؤسسات لتسجيل البيانات المهمة للأعمال وتتبعها وإدارتها عبر جميع الأقسام.

في هذه الأيام، غالباً ما يُستخدم مصطلح ERP مرادفاً للنظام المالي، إذ يتجاوز النظام المالي الحديث بكثير نطاق المحاسبة الأساسية. وتشمل المجالات التقليدية لأنظمة ERP عموماً مجالاً واحداً أو أكثر مما يلي: الشؤون المالية، والتوزيع، والموارد البشرية، والتصنيع، وإدارة الخدمات، والمبيعات والتسويق. وغالباً ما تُدرج مجموعات فرعية بديلة أو أنظمة متخصصة مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) ضمن مظلة ERP. سنستعرض في هذا المستند التعريفي العديد من الجوانب المرتبطة باعتماد نظام ERP جديد، مع إدراك أن التقنية ليست سوى عنصر واحد. وسواء كنت تختار نظام ERP جديداً أو بديلاً عن نظام قائم، يستكشف هذا المستند التعريفي خمس خطوات أساسية: إنشاء رؤية؛ ووضع مجموعة من المعايير؛ وتحديد الميزانية؛ وإجراء الاختيار؛ والالتزام بالعملية.

ماذا يعني هذا على أرض الواقع؟

إليك بعض الأمثلة العملية التي تساعد على توضيح المخطط.

كخطوة أولى، خصص وقتاً كافياً للتفكير في بعض الأسئلة المهمة والإجابة عنها. على سبيل المثال، هل تحتاج إلى نظام ERP لتوفير منصة مبتكرة تدعم النمو، أم أن الامتثال التنظيمي أكثر أهمية؟ هل تريد التركيز على تحسين عمليات الأعمال الحالية أم إتاحة التقارير على نطاق أوسع لدعم اتخاذ القرارات؟ قد تكون الإجابة كل ما سبق وأكثر. وبعد تكوين تصور أولي، من المهم محاولة تلخيصه في عبارة موجزة. تأمل الأمثلة التالية: ƒ على مدى السنوات الخمس المقبلة، نحتاج إلى نظام ERP يوحّد عمليات الطلبات والتنفيذ لدينا، ويدعم النمو المتوقع في المبيعات بنسبة 50%، حتى نتمكن من توسيع أعمالنا إلى جنوب شرق آسيا. وسيسمح لنا نظام ERP متكامل للشؤون المالية والمستودعات بتوسيع عملياتنا دون تكبّد تكاليف عمالة كبيرة أو تكرار أوجه القصور الحالية. ƒ سيساعدنا تطبيق نظام ERP على الامتثال للمعايير التنظيمية الجديدة اللازمة للحفاظ على تصنيفنا الذهبي وتعزيز قدرتنا التنافسية في المناقصات الحكومية. توضح هذه الأمثلة إلى حد ما الشكل الذي قد يتخذه بيان الرؤية لاختيار نظام ERP.

ملاحظة: - قد تختار مؤسستان لهما رؤيتان أو هدفان مختلفان التطبيق البرمجي نفسه. ولا تكمن المسألة الأساسية بالضرورة في «ما هي الرؤية؟» أو «أي برنامج أختار؟». بل في فهم ما تريد تحقيقه والسبب وراء ذلك. فوجود بيان رؤية واضح يؤدي إلى قرارات أفضل، واختيارات أفضل، وتنفيذ أفضل.