تقييم ERP – معايير اختيار لا غنى عنها

سواء كنت في مراحل التخطيط لتقييم ERP لديك أو أن فريقك قد بدأ العملية بالفعل، فمن الضروري مراجعة معايير اختيار ERP لديك والتحقق منها. مع عدم استيفاء ما يقرب من 50% من مشاريع ERP مواعيد الإطلاق (Go-Live) المحددة لها وفشل العديد منها، فالمخاطرة عالية. لا أحد يريد أن يرتبط بمشروع ERP فاشل.

لحسن الحظ، فإن وجود خطة تقييم ERP منظمة جيدًا تتضمن معايير الاختيار الصحيحة يزيد فرصك في اختيار مورد ERP المثالي أو مزوّد حلول ERP.

هل قمت بإعداد وثيقة متطلبات العمل (BRD)؟ إذا كنت قد فعلت ذلك، يمكنك الانتقال إلى القسم التالي.

هل حددت الفجوة بين حل ERP المثالي وقدرات نظامك الحالي؟ إذا لم تقم بإنشاء وثيقة متطلبات العمل أو كنت بحاجة إلى إرشاد حول كيفية إنشائها، يمكنك الرجوع إلى "نظام ERP قديم وثقيل؟ ابدأ تقييم ERP بهذه الخطة البسيطة."

معايير اختيار ERP التي تؤثر على العائد على الاستثمار (ROI) وتكلفة الملكية الكلية (TCO) لأنظمة ERP السحابية

قد تتساءل لماذا نفترض أنظمة ERP السحابية. حسنًا، هذا لأن 90% من عمليات شراء ERP الجديدة هي تطبيقات ERP سحابية، مما يجعل من المعقول افتراض أن فريقك يفكر في أحد هذه الأنظمة.

بما أنك قد قيّمت بالفعل قيمة الحل المثالي مقارنة بنظامك الحالي (كما نوقش في الخطوات السابقة)، فقد حان الوقت للتعمق في اعتبارات التكلفة الخاصة بنظام ERP سحابي جديد.

تشمل هذه المصروفات رسوم تركيب وتهيئة نظام ERP، والتي يمكن أن تكون كبيرة. تطبيقات ERP معقدة، وستحتاج على الأرجح إلى مساعدة خارجية. سيتولى مورد ERP أو مزود الحل تركيب نظام ERP الجديد الخاص بك وتهيئته.

تغطي هذه الفئة تراخيص برمجيات ERP، التي تشمل النظام الأساسي وأي وظائف قياسية أخرى مطلوبة. تشكل تراخيص مستخدمي ERP أيضًا جزءًا من هذا المصروف، مع تزايد التكاليف المستمرة كلما زاد عدد المستخدمين. من المستحسن البدء بالحد الأدنى لعدد المستخدمين المطلوب ثم التوسع مع الحاجة إلى المزيد من تراخيص المستخدمين. تراخيص الدعم، كنسبة مئوية من ترخيص البرمجيات أو كرسوم سنوية ثابتة، ورسوم التدريب، التي قد تتضمن تدريبًا مبدئيًا كجزء من تكلفة التنفيذ وتكاليف تدريب مستمرة محتملة، هي عوامل أخرى تؤثر على رسوم الاشتراك التشغيلية السنوية.

مشاكل التوافق مع الأنظمة الحالية

بينما صُمم نظام ERP لديك لتبسيط عمليات العمل ودمج البيانات من الأنظمة الحالية، فقد تكون هناك قيود على التكامل. إذا استلزم تنفيذ الحل الجديد استبدال أنظمة أخرى، فيجب إدراج تلك التكاليف في تقييماتك المالية.

يمكن أن تتراوح جداول زمنية لتنفيذ ERP من شهر واحد فقط إلى أكثر من عام بكثير. يمكن أن تؤثر فترات التنفيذ الممتدة على فترة استرداد الاستثمار في حسابات ROI لديك. يؤدي مدة المشروع الأقصر إلى بدء فترة استرداد الاستثمار بشكل أسرع.

ستُدرج جهود التخصيص في استثمارك الرأسمالي الأولي إذا لزم الأمر. قد تصبح تخصيصات مستقبلية ضرورية أيضًا مع توسع عملك. إن تقييم سجل مورد ERP لتحديد كفاءته في تخصيص الحل لاحتياجاتك المحددة أمر ضروري.

إلى جانب تقييم تكاليف برمجيات ERP، من الضروري أن يمتلك مزود حلول ERP الذي اخترته خبرة خاصة بالقطاع. من المثالي أن يكون لديهم سجل حافل من تطبيقات ERP الناجحة داخل قطاعك المحدد. طريقة أخرى لتقييم الخبرة هي طلب خطة تنفيذ. على سبيل المثال، سيتضمن مشروع ERP لديك ترحيل البيانات من أنظمة أخرى وجداول البيانات إلى نظام ERP الجديد. يشكل ترحيل البيانات غير الكافي خطرًا كبيرًا على فشل التنفيذ، لذلك يمكنك طلب خطة ترحيل بيانات قياسية من مورد ERP.

من المهم إدراك أن عملك سيتطور مع مرور الوقت، مع احتمال اختلاف المتطلبات المستقبلية عن احتياجات اليوم. إذا كنت تستبدل نظام ERP قائمًا، فمن المرجح أنك واجهت هذا السيناريو. قد لا يكون مزودك الحالي قد تكيف مع احتياجاتك المتغيرة، مما دفعك إلى استكشاف حلول بديلة. إن الوصول إلى خارطة الطريق للمنتج أمر حاسم لفهم كيفية تخطيط المورد المحتمل لتحسين منتجه وتوسيعه ودعمه في المستقبل. سيساعد هذا الرؤية فريقك في تقييم ما إذا كانت متطلباتك المستقبلية تتوافق مع حل المورد المحتمل.

قد يكون الاستفادة من مزايا التقنيات المبتكرة التي تتطور باستمرار ممكنًا. تمدد هذه التقنيات قدرات نظام ERP. يعزز الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) عمليات الأعمال والتحليلات التنبؤية، مما يحسن تجربة العميل ويقدم بيانات لرؤى أكثر تخصيصًا قائمة على الأدوار. يمكن لأجهزة إنترنت الأشياء (IoT) نقل المعلومات إلى ERP، بينما توفر تقنية البلوك تشين معالجة أسرع للمعاملات وتكاليف مرتبطة أقل.

عند اكتساب نظام ERP، يدخل فريقك في علاقة طويلة الأمد. بينما تكون عملية الشراء حدثًا تبادليًا، إلا أنها مجرد بداية رحلتك مع ERP. الآن هو الوقت المثالي لمعالجة الأسئلة التالية:

هل شركة برمجيات ERP ملتزمة بجعل عملية الشراء سهلة لمؤسستك؟

هل يجد فريقك التفاعلات مع مزود حلول ERP المحتمل ممتعة ومنتجة؟

هل هي منظمة تفخر بالتعاون معها ويوصي بها للآخرين في المستقبل؟

تتمتع مدى الدعم الذي يقدمه المورد بأهمية كبيرة.

يؤكد ديف لوتر، مستشار أول في شركة استشارات الأعمال Netlogx في إنديانابوليس، على الدور الحاسم للدعم. ويقترح أن تحقق فرق الشراء مما إذا كان الدعم يعتمد بشكل أساسي على الهاتف، وتسأل عن توفر الدعم المحلي، وتقييم مستوى خبرة الفنيين. علاوة على ذلك، يمكن أن يكون وجود مجلس عملاء عاملاً قيّمًا يجب مراعاته. إن المشاركة في مجلس عملاء تمنح الشركة فرصة للتأثير في خارطة الطريق للمنتج.

يجب على الشركات أيضًا مراعاة طرق التعلم المفضلة لدى موظفيها. يقترح لوتر استكشاف أنواع التعليم والتدريب المقدمة. بينما تقدم العديد من الشركات مقاطع فيديو تدريبية، فقد تحتاج إلى مكملتها بتدريب صففي أو عملي إذا لم تكن مقاطع الفيديو وحدها كافية.

تهدف المفاهيم الموضحة في هذه المدونة إلى أن تكون مرجعًا لإكمال قائمة معايير تقييم ERP لديك. إن كيفية تطبيق هذه المعلومات يعود إلى تقديرك. تختار بعض الفرق تخصيص أوزان لمعايير الاختيار المختلفة وحساب درجة إجمالية، بينما قد تحدد منظمات أخرى معايير إضافية بالإضافة إلى تلك المدرجة هنا. أنت في أفضل موقع لتحديد كيفية الاستفادة القصوى من هذه المعلومات. إن غرضها هو مساعدتك في إجراء أكثر اختيار ERP استنارة، وضمان تنفيذ ERP سلس، وتعزيز إنتاجية المؤسسة، وتقليل توتر الموظفين.