5 أمور يجب مراعاتها قبل البدء باستخدام QuickBooks

تلعب برامج المحاسبة دورًا رئيسيًا في كل نشاط تجاري، ومن الضروري الاحتفاظ بسجلات جميع المعاملات للرجوع إليها لاحقًا واسترداد الضرائب. وقد يؤدي خطأ بسيط أثناء تثبيت البرنامج وإعداده على نظامك، من دون دعم، إلى فقدان البيانات. لذلك، عند الانتقال إلى برنامج محاسبة أفضل أو الترقية إليه، مثل QuickBooks®، من الضروري جدًا مراعاة الأمور التالية.

عند إعداد الشركة الجديدة، عليك الاحتفاظ بسجلات جميع الميزانيات العمومية السابقة وتقارير الأرباح والخسائر. وأثناء إنشاء ملف الشركة، يمكنك الانتقال إلى دليل الحسابات ثم تنظيمه. ويتضمن QuickBooks ميزة إضافية تنشئ دليل الحسابات تلقائيًا عند إنشاء شركة، وفقًا للمجال ونوع النشاط التجاري.

من الأفضل البدء باستخدام QuickBooks بما يتوافق مع دورة السنة المالية في بلدك. فإذا اشتريت QuickBooks في شهر مارس، وكانت السنة المالية قد بدأت في يناير، فمن المستحسن إدخال جميع تفاصيل المعاملات اعتبارًا من شهر يناير. ومن الممارسات الجيدة البدء بداية جديدة أو كاملة للسنة المالية.

عليك التأكد من ظهور شعار علامتك التجارية وتفاصيل شركتك على كل فاتورة ترسلها إلى عملائك. لذلك، من الضروري تخصيص الفاتورة. كما عليك مراعاة الإعدادات الخاصة بالقواعد المحلية التي تحددها السلطات الضريبية الاتحادية، وشكل الفواتير الضريبية المطلوب. في الإمارات العربية المتحدة، يجب أن تتضمن الفاتورة الضريبية أعمدة إضافية للمبلغ شاملًا الضريبة لكل بند، إلى جانب بعض التفاصيل الأخرى غير المتوفرة في برنامج QuickBooks. نوفر برنامجًا إضافيًا يعمل جنبًا إلى جنب مع برنامج QuickBooks Desktop، ويمكن استخدامه لطباعة الفواتير وفقًا لقواعد الهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات العربية المتحدة.

عليك تحديد جميع البضائع والأصناف والخدمات التي تقدمها، إلى جانب أسعارها. وسيساعدك ذلك على إعداد الفواتير والقيود اليومية وأوامر الشراء وعروض الأسعار. عليك إضافة جميع أصناف المخزون وإدارتها بعناية، حتى يسهل على مديريك والفرق الأخرى الرجوع إليها.

احرص دائمًا على اختيار البلد الصحيح عند إعداد شركتك، إذ لا يمكن تغيير ذلك لاحقًا. كما عليك إعداد الضرائب ونسبة الضريبة المطبقة على كل سلعة. وسيحسب QuickBooks تلقائيًا مبلغ ضريبة القيمة المضافة المفروض على الفاتورة الضريبية التي يتم إصدارها.

نحن في Peniel Technology LLC، بصفتنا مستشارين مستقلين لبرنامج QuickBooks، نقدم الدعم والتدريب لمستخدمي QuickBooks، ونساعد العملاء الذين يشترون البرنامج من خلالنا على تثبيته وإعداد شركتهم لأول مرة بما يتناسب مع طريقة عملهم ومجال خدماتهم. إذا كانت لديك أي شكوك أو استفسارات، يمكننا مساعدتك. تواصل معنا من خلال تعبئة النموذج في صفحة «اتصل بنا» أو عبر نافذة الدردشة الموجودة على صفحتنا الرئيسية.