10 أخطاء في برامج تخطيط موارد المؤسسات يجب تجنبها

وفقًا للأكاديميين، تفشل مبادرات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بمعدل يبلغ 50% أو أكثر، كما أن نحو نصف المشاريع تواجه مشكلات. وقد يستلزم سوء التنفيذ أسابيع، إن لم يكن أشهرًا، من استكشاف الأخطاء وإصلاحها والتراجع عن الخطوات السابقة قبل أن تبدأ في تحقيق عائد على استثمارك. بعد اختيار حل ERP، يُرجح أن تكون المرحلة الثانية الأكثر أهمية هي اختيار طريقة أو أسلوب مناسب لتنفيذ أداة ERP. لذلك، من الضروري فهم أكثر المشكلات شيوعًا في تنفيذ أدوات ERP وكيفية تجنبها، حتى تتمكن من وضع خطة تساعد على تنفيذ حل ERP بفاعلية. لنستعرض 10 أخطاء في برامج ERP يجب تجنبها.

طُوّرت حلول تخطيط موارد المؤسسات للقضاء على أوجه القصور ومشكلات التواصل في المؤسسات. وخلال الدراسة، يجري أيضًا تطوير العمليات القديمة غير الفعالة، إذ إن برامج ERP المصممة لتنفيذ عمليات غير فعالة ستظل غير فعالة. إلا أن الميزات الجديدة اللامعة التي يقدمها مختلف موردي برامج ERP قد تكون أحيانًا مربكة لصنّاع القرار، ما يدفعهم إلى اتخاذ خيارات خاطئة استنادًا إلى معايير غير واضحة.

قد يؤثر نشر أداة ERP وتشغيلها مؤقتًا في سير العمل داخل مؤسستك. لكن من الجانب الإيجابي، يمكنك أتمتة جميع خطوات العملية للحد من الممارسات اليدوية، فضلًا عن إدارة أعمالك بكفاءة. لكن إذا حدث خطأ، ولو بسيطًا، أثناء عملية التنفيذ أو تشغيل برنامج ERP، فقد يكلفك ذلك جزءًا من أعمالك. لذا إليك 10 أخطاء في برامج ERP ينبغي تجنبها عند استخدام هذه البرامج.

من الطبيعي أن ترغب في رؤية النتائج فورًا عندما تكون مستعدًا لإجراء تغيير. لكن التثبيت الناجح لأداة ERP يستغرق وقتًا. ونظرًا إلى ما تنطوي عليه أدوات ERP من تعقيدات كثيرة، فمن الضروري وضع جدول زمني يوضح الوقت الذي سيلتزم به فريقك. اتبع منهجية مرنة، وأشرك المستخدمين النهائيين في كل مرحلة من مراحل تحديد المتطلبات. واحرص أيضًا على الاختبار وتحديد الثغرات والتكرار. وضع مواعيد نهائية مناسبة.

عند طرح طلبات تقديم العروض للحصول على حل ERP جديد، من شبه المؤكد أن يرد كل مورّد مدعيًا أنه يقدم وحدة لكل وظيفة تقريبًا خطرت ببالك، بل وبعض الوظائف التي لم تخطر ببالك. وقد يؤدي ذلك إلى الرغبة في الاستغناء عن الحلول المتخصصة القائمة التي تؤدي عملها على نحو ممتاز. وبالمثل، إذا ادعى مزود أداة ERP أنه قادر على تنفيذ مهام إدارة علاقات العملاء (CRM)، فقد تميل إلى التخلي عن برنامج CRM الحالي لتوحيد العمل على منصة واحدة وتوفير المال.

لا يتوقف العمل عند بدء تشغيل حل ERP. ينبغي للشركات وضع استراتيجية للصيانة. ويضمن النهج الرسمي حصول المستخدمين بانتظام على معلومات حول صيانة أداة ERP وتحسينها، كي لا تصبح قديمة أو متقادمة. وبفضل خطة محددة بوضوح، يمكنك معالجة المخاوف والثغرات الأمنية في عمليات الأعمال، فضلًا عن ضمان تحديث حل ERP باستمرار بأحدث التطبيقات وعمله بكفاءة.

تعتمد أدوات ERP اعتمادًا كبيرًا على فهم شامل لعمليات المؤسسة وتدفق إجراءاتها، لذا تقع على عاتق أصحاب المصلحة في الشركة مسؤولية تقديم وصف مفصل للمحللين لكل تدفق للعمليات المتبع في الشركة. ويتعين على محللي الأعمال تحويل تدفقات العمليات هذه إلى مخططات وتحديد الثغرات فيها. ويمكن لمحلل أعمال مؤهل تنفيذ ذلك بسهولة باستخدام مخططات نمذجة العمليات التجارية. كما يمكنه تقديم تدفق أفضل للعمليات إلى أصحاب المصلحة في الشركة، بحيث يُستخدم لسد هذه الثغرات.

عند اعتماد حل ERP، يتمثل أحد أهم القرارات في اختيار تثبيته محليًا أو استخدامه عبر السحابة. وينبغي مراعاة عدة عوامل، منها البنية التحتية والتخصيص والامتثال والأمان والتخزين. وعلى الرغم من مزايا أنظمة ERP المستندة إلى السحابة، فقد يكون اختيار النشر السحابي خطأً إذا كانت شركتك تحتاج إلى تعديلات معقدة. علاوة على ذلك، يتطلب استخدام برامج ERP السحابية اتصالًا ثابتًا بالإنترنت باستمرار. وقبل المضي قدمًا في إنشاء حل ERP، من الضروري تحليل مزايا كل نهج من نهجَي النشر وعيوبه. كما يجب مراعاة هيكل شركتك ومتطلبات أعمالها الفريدة ونوع أداة ERP نفسها وتصميمها.

إن أبسط الطرق وأكثرها نجاحًا لإعداد الجميع لحل ERP الجديد هي جعل التدريب خاصًا بكل دور وظيفي ومرتبطًا بظروف العمل. وينبغي أن يمكّن التدريب موظفيك من تنفيذ محاكاة واقعية لفهم حل ERP على نحو أفضل. ويقدم معظم موردي برامج ERP تدريبًا مجانيًا للمستخدمين. تأكد من تدريب جميع المستخدمين تدريبًا كافيًا على استخدام نظام ERP. وينبغي أن يشمل التدريب أيضًا جميع وظائف حل ERP.

إن عدم توفر أداة ERP متخصصة في قطاع معين سيجعل من الأصعب على موظفيك إدخال بيانات تدفق العمليات، وقد لا ينتقلون إلى هذا الإجراء المحسّن حديثًا. وبدلًا من إرباك العملاء بحل ERP معقد للغاية، اختر مزود حلول برمجية، ولا سيما مزودًا يقدم حل ERP متخصصًا في قطاعك، أو استعِن بشركة لتطوير حل ERP مصمم خصيصًا. فلا يمكن لأداة ERP جاهزة أن تتفوق على برنامج مصمم خصيصًا لشركتك.

ينبغي أن يلتزم حل ERP، شأنه شأن أي برنامج آخر لإدارة الأعمال، بلوائح القطاع ومتطلبات الامتثال الأخرى. عند البحث عن برنامج ERP في دبي، في الإمارات العربية المتحدة، تأكد من أنه يدعم ضريبة القيمة المضافة ومعتمد من الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).

لا يمكن أن يعمل حل ERP بدقة وكفاءة إلا إذا كانت البيانات المقدمة إليه دقيقة وعالية الجودة. وإذا لم تقيّم مصدر البيانات، فستظهر ثغرات البيانات. كما عليك تحديد البيانات التي تحتاج إليها لإدارة أعمالك. واختر موردًا لأداة ERP يمكنه استضافة بياناتك سحابيًا أو محليًا.

وفقًا لكريغر من شركة Preferred Strategies، يتجه التوجه الواضح في مجال ERP نحو التوحيد بدلًا من التخصيص. وحتى إذا حققت المؤسسة توحيدًا بنسبة 80%، فلا بد من تخصيص 20% من عمليات الأعمال. وعندئذ، يتعين على الشركات اتخاذ قرار صعب: هل نخوض عناء التخصيص أم نعدّل العملية؟ يجب تحديد نقاط اتخاذ القرار هذه ومعالجتها.

يُعد نشر نظام ERP أحد أهم المشاريع التي يمكنك تنفيذها لشركتك. إذ تسهم أفضل ممارسات نشر ERP في تحسين تجربة العملاء وزيادة المبيعات وتحسين عمليات التصنيع وتوفير الموارد والمال والوقت.

ترتكب شركات عديدة أخطاء قبل تثبيت ERP وأثناءه وبعده، ما يؤدي إلى انخفاض الكفاءة والإنتاجية. وسيساعدك تجنب هذه الأخطاء الشائعة على تحقيق أهداف أعمالك، ومن ثم تنمية شركتك.

ونحن هنا لمساعدتك في ذلك. فخدماتنا لتنفيذ برامج ERP وحلولنا المخصصة الفعالة تمثل حلًا متكاملًا لك ولأعمالك. تواصل مع penieltech اليوم لمعرفة المزيد.